Le coffre-fort numérique est un espace sécurisé de stockage qui permet, avec Internet, de stocker ses documents sensibles, confidentiels ou importants. Passé la définition, il ne reste plus qu’à déterminer ce qui est archivable et auprès de qui s’adresser.

Combien de temps faut-il garder ses papiers ? Si les factures de téléphone se conservent un an, celles des appareils électro-ménagers le seront pendant deux ans. Pour les impôts sur le revenu, les déclarations seront archivées trois ans, tandis que les justificatifs de règlement le seront pendant quatre ans. Les factures EDF-GDF pourront être jetées après cinq ans ; les correspondances avec le syndic et les charges de copropriété après dix ans. Les talons de chéquier seront gardés cinq ans ; les fiches de paie et contrats de travail, jusqu’à liquidation de la retraite. Pour les contrats de mariage, jugement de divorce ou d’adoption : à vie.

Un incendie, une inondation, voire un vol, peuvent engendrer une série de problèmes difficilement solubles : comment reconstituer une carrière lorsque l’on n’a plus aucune fiche de paie ? Comment obtenir des duplicatas de documents d’identité, de carnets de santé ou de livrets de famille ? Comment justifier, auprès des assureurs, la valeur d’un objet dérobé si on ne dispose d’aucune photo ni facture ? Le coffre-fort numérique est l’option idéale pour protéger toutes ces données, une fois numérisées.

La démarche n’est pas nouvelle : depuis l’apparition des scanners individuels bon marché, nombre de particuliers ont entrepris de dupliquer ces documents pour les archiver sur le disque dur de l’ordinateur du domicile. Principaux risques de cette sauvegarde familiale : l’incendie, le vol ou le crash du disque dur lui-même. Ce qui est en revanche nouveau, c’est la possibilité d’externaliser l’archivage de tous ces documents.

Visa électronique

Trois mois après le lancement de son coffre-fort numérique, l’assureur MMA - peu disert sur le nombre de ses détenteurs - assure que les objectifs qu’il s’était fixés en termes de nombre d’utilisateurs sont atteints. Les deux tiers des souscripteurs - qui sont déjà des clients de l’assureur - bénéficient d’une capacité de stockage illimitée ; le dernier tiers, qui n’est pas assuré auprès de la compagnie, a une capacité de stockage limitée à 100 mégaoctets : "De quoi archiver une vie entière de bulletins de salaire", assure M. Houzé.

Le succès du lancement de ce coffre-fort tient sûrement à la gratuité de l’abonnement, mais aussi à d’autres aspects. Si, légalement, les documents archivés n’ont aucune validité juridique, ils bénéficient toutefois d’un visa, sorte d’imprimatur électronique attestant que le document a bien été stocké à une date donnée et n’a pas subi de modification par la suite. MMA prépare pour la fin de l’année une application pour l’iPhone et l’iPad

Si l’assureur a fait le choix de la gratuité, d’autres ont opté pour une version payante. Baptisé Protec’Fly, le coffre-fort numérique proposé par Air France, associé pour la circonstance à l’assureur Allianz, est vendu depuis le mois de mars 59 euros par mois pour la version de base, c’est-à-dire avec un espace limité à 5 gigaoctets.

La Poste propose également un service payant, toutefois nettement plus abordable selon un tarif très simple : 1 giga de capacité égale 1 euro, 3 gigas 3 euros, 10 gigas 10 euros, etc. Les deux dernières formules garantissent même l’archivage avec une preuve de dépôt.

Une seule consigne : il faut être très vigilant sur le choix du prestataire et préférer des intervenants qui offrent de solides garanties. Nombre d’internautes se souviennent encore de la déconfiture du site français Foreversafe.com dont les abonnés ont dû récupérer leurs données en un temps record au risque de tout perdre...